何故あなたのメッセージは響かないのか (ロジカルシンキング/ビジネスコミュニケーション)
新型Macbook Air、出るんですかね。僕は今だに2011年ぐらいに購入したMacを使ってるので、発売したら即ポチ予定です。
どうも、ITコンサルタントのShoheiです。
今日は、ビジネスにおけるメッセージについて書いていきましょう。
次回以降、このメッセージに説得力を持たせるためのロジカルシンキングについて解説していきます。
就活のグループディスカッションの思い出
ロジカルシンキングといえばですが、就活生の中に、グループディスカッションにはロジカルシンキングが必要だ、みたいな教えを受けた人もいると思います。
グループディスカッションは就活生時代僕も一度受けましたが、就活LOVEみたいなしょうもない学生と受けるのは、まぁヘドがでますね。
確かそのときのお題が「ストローの売上高を増やすにはどうしたらいいか」といったタイプだったのですが、以下のような状況になったと思います。
その後、「ストローとは、穴が空いている筒状のもので、液体などを吸うためのもの」みたいな感じで定義づけがされていきましたが、果たしてこのくだりは必要だったか、疑問を抱きました。
なんのためにやったんだろう
きっと奴らの中では就活の教科書か何かに「まず定義づけから始めよ」みたいなのが記載あってやったんだと思いますが、本来の目的は以下でしょうね。
課題を明確化し、前提条件を揃えること。
考えるべき課題に対してずれがあると、その後のディスカッションも思わぬ方向にいってしまいます。
さすがにストローの存在に対する認識のずれはないと思いますが、例えばお題が「みんなに好かれる番組を作りなさい」のようなものだと、以下のように認識がずれる可能性があるので、定義づけをする必要があります。
上記例だと、みんなと番組という言葉に認識ずれが起きてますよね。だからその曖昧な言葉をまず定義してやらないと、答えるべき課題が明確にならないのです。
課題については以下で解説していきますが、普通ビジネスでグループディスカッションの場を設ける上での課題は明確にされているべきものですが、就活だとあえて曖昧に出してきたりします。
それを曖昧のまま好き勝手進めるのではなく、一度立ち止まって、みんなの認識を合わせる能力をみられているんでしょうね。
ビジネスにおけるコミュニケーションについて考えて見ましょう
さて、グループディスカッションの思い出は置いておいて、ここからはもう少し広義に、ビジネスにおけるコミュニケーションについて考えていきましょう。
なおここで話す内容は、基本的に最後に紹介する書籍の内容から学んだことをベースにお話ししていきます。
メッセージとは何か
ビジネスにおけるメッセージ(報告など)は、以下の三要素からなります。
- 課題
- 相手に期待する反応
- 答え
一つずつ見ていきましょう。
課題
相手から課されている題目です。テーマです。
以下のようなものがあげられます。
- 当社は、●●の不良品発生に対してどのように対処すべきか。
- 当社は、IT運用をアウトソーシングすべきであるか。
- 当社は、ハードウェア分野のみならず、クラウド分野にも事業を展開すべきか。
- 当社は、富裕層をターゲットとしたダイエット事業をどのように進めていくべきか。
- 修学旅行の行き先はどこにすべきだろうか。
重要なのは決して「●●について」などといった何について考えるべきかが曖昧な表現になっていないこと。
相手に期待する反応
個人的に非常に重要だと思っているのは、この項目。
会議や文書、プレゼンのとき、伝える相手に以下のどの反応を期待するか。
- 相手に理解してもらう
- 相手に意見やフィードバックをもらう
- 相手に行動してもらう
- (相手に自分の入社適正を評価してもらう)
行動してもらうことが本来求めるべき反応なのに、理解をさせて終わり、では目的を果たせません。
答え
答えの三要素は以下です。
- 結論(課題に対する、伝えての答えの核となるもの)
- 根拠(どうしてその結論に至ったかという理由。事実と判断の2つがある)
- 方法 (結論がアクションの場合、具体的なやり方を提示するもの)
これらは当たり前の要素ですが、後述するように正しい答えを出せていない人も一定数います。
何故あなたのメッセージは伝わらないのか
さて本題。ビジネスにおけるメッセージとは、この三要素があって初めて成立します。
また、課題と期待する反応に、答えがマッチして初めて意味をなします。
以下のように答えが噛み合っていないのと、会話にすらなっていないのです。
上記の場合、自分の調査プロセスの中で課題がきっとすり替わってしまっていますね。アウトソーシングに関する市場調査に没頭する間に、市場調査に対する結果を出せ、が課題であるとすり替わってしまったのでしょう。
他にも、就活の面談など、自分の中であれこれ用意してきた場合、答えが噛み合わなくなるケースが多く見られます。以下例をみてみましょう。
就活生の面談やそのサポートを何人もしてきましたが、このケースがあまりにも多すぎる。いつも「面接官と会話しろ。まず一文で質問に答えろ」と指導してきましたが、言葉をかえると課題と答えをマッチさせろ、ということになります。
まとめ
今日はロジカルシンキングを考える前提部分である、メッセージについて整理しました。
次回以降、相手を説得するロジカルシンキングについて紹介していきます。(次回と言っていないのは、また思いつきで他のこと書くかもしれないので)。
それでは！
参考書籍紹介
