議事メモを制するものはプロジェクトを制す（小並）

どうも、Keiです。

皆様、毎日本当にお疲れ様です。

今日は初心に帰って「議事メモ」を取り上げてみます。

皆様、「議事メモ」ってなんでしょう？

「議事録」でもなく単なる「メモ」でもない。「議事メモ」

会社や部署、チーム単位でも独自ルールがあると思うのですよね。

そして、たいてい会社の若手が最初に担当する仕事ですよね。

今回はそんな「議事メモ」について、今一度書く目的を振り返って、何を書けばプロジェクトのためになるかを書いていきたいと思います。

自分の忘備録的なところもあります。

「議事メモ」を書く理由

まず、これがはっきりしていないと書くモチベーションもわかないですし、後から見返したときに必要な情報がない！なんて状況になってしまいます。

「形式的に昔からみんな書いてるから」なんて現世にいないと思いますが、そんな場合は書く必要があるかどうかのレベルから見直すべきです。

さて、議事メモを書く際には大きく以下の目的があるかと思います。

• 証拠能力
• ToDo、アクションアイテムの明確化
• 全体の意識合わせ（齟齬がないか）

もちろん、上の全てが目的の場合もありますし、1つだけの場合もあるでしょう。

証拠能力

会議中の発言はホワイトボードやディスプレイ上で記録していても、後からテキストで共有しないと「言った言わなかった問題」が発生する場合がありますよね。

これを避けるために、証拠として議事メモを会議に参加した全員に共有します。

ToDo、アクションアイテムの明確化

会議中の議論は発散を経て、収束することが多いかと思いますが、会議後に「誰」が「何」を「いつ」までにするのかが意外に明確になっていない場合があります。

そのため、議事メモでそこを明確化することで、次のアクションが明確になります。

全体の意識合わせ

会議中は決まった！と思っても実は認識がズレていた。。なんてことが特に会議時間が短い場合はあるかもしれません。

こんなときに議事メモを共有して齟齬がないことを確認することができます。

（大事な会議を短い時間でやったり、後で議事メモで齟齬が出たりは最悪ケースなので、こういうのは会議のファシリテートで解決すべきですけどね。大事な会議だから、会議の最後のまとめの時間を増やしたりとか。こういうケースでは、議事メモは転ばぬ先の杖的な利用をすると良いと思います。）

議事メモの中身

さて、上記のように議事メモを書く目的が複数あるように、議事メモの書き方（中身）も目的に合わせた書き方があることがわかると思います。

例えば、本当に「誰」が’「何」を言ったのかの証拠能力だけを議事メモに求めるなら、議事メモは音声データだけで良いと思います。

一方で、同時にToDoも明確化したいし、認識の齟齬も出したくない場合がほとんどだと思うので、議事メモを見てわかりやすいように、構造化したり、ToDoアクションアイテムを前出ししたりするのですよね。

フォーマット

上述した3つの目的を満たすためには、一般的な議事メモとしては下記があれば良いかと思います。

ヘッダ

• 会議名
• 日付
• 参加者
• 場所

コンテンツ

• ToDoアクションアイテム
• メイントピック（省略可）
• その他議事メモ（省略可）

まあ、ぶっちゃけ何の変哲もない議事メモの構成ですよね笑

議事録でなく、議事メモの場合は個人的にはToDoアクションアイテムがしっかりと書かれていると良いかと思います。

「メイントピック」や「その他議事メモ」は、上述した証拠能力を持たせるためにいるようなもので、この人がこう言ったことを記録に残し、協調したいときに使用するべきかと思います。

なので、よく「その他の議事メモ」に自分がメモした内容を延々と書き連ねる人がいますが、個人的には意味がないと思っています。なぜなら、それを書く目的が薄いために、読み手へ伝えたいものがないからです。

この場合、議事メモの目的イメージがあってないと、読む方も証拠能力があるからと全て読まなければならないので、時間の無駄です。

時間と構造化

もう一つ、ぼくが議事メモを書く際に気を付けたいことが2つあります。

「時間」と「構造化」です。

時間

特に議事メモの場合、メモでいいから早く全員に共有して、ToDo・アクションアイテムをはっきりさせて、各々が動けるようにしようという意味合いもあるので、議事メモの作成に1時間以上かけるのは避けたいです。

なんなら、会議中に書いたものをそのまま上司のレビューに回すくらいの速さと完成度が求められます。

しかし、特に若手やチームが変わったばかりだと、誰の発言が重要かわからなかったり、知らない単語のオンパレードで聞き逃したり等あると思います。

そのため、レビューを含めて1時間以内には終わるように会議の前から段取りを立てておくことも大事かと思います。

議事メモにそこまで、、と思うかも知れませんが、

自分の業務のキャッチアップにも繋がりますし、書いた議事メモが後で見返されることになることも知れません。

しっかりとした議事メモを作成することは非常に重要です。

 構造化

 テクニックというか、皆さん無意識のうちにやっているかと思いますが、ポワポ・ワードが必須であるこの現代、インデントを使ってトピックをキレイにまとめる構造化をしない人はいないかと思います。

一方で、議事メモを発言順にばあ～～っと書いていた人はこの構造化が出来ていない人です。

ここで、難しいのが「時間」と「構造化」の両立です。

構造化は、グルーピングのようなもので同じ話題を同一のインデントで分けて書くことで見やすさ、頭の整理をするものです。

しかし、会議の議論中では各々が五月雨式に意見を言うため、そのままメモを取るともちろん構造化ができません。

そのため、会議中に議事メモを作成する場合は、発言をそのままメモをとるのではなく、構造化しながら要点をまとめる必要があります。

個人的に議事メモをとる速度はプロジェクトの習熟度と比例すると思いますが、構造化をするスピードが上がると、プロジェクトの理解度が浅くても、議事メモをとるスピードは平均的にあがると思います。そして、そのプロジェクトのキャッチアップのスピードも。

さて、いかがだったでしょうか。

今回は議事メモについてまとめました。また次回！